Trang chủ / Blog / Khái niệm chỉ số KPI là gì và cách xây dựng các chỉ số KPI

Khái niệm chỉ số KPI là gì và cách xây dựng các chỉ số KPI

Trong thời đại công nghiệp hội nhập thì các thuật ngữ tiếng anh trở nên vô cùng phổ biến trong tất cả các công việc, và một trong số đó là KPI. Vậy KPI là gì? Phân loại các loại KPI như thế nào? 

1. Khái niệm, định nghĩa KPI

KPI ( viết tắt của cụm từ tiếng anh Key Performance Indicator) mang ý nghĩa là tổng hợp các chỉ số chuyên dành để đánh giá việc thực hiện nhiệm vụ, công việc của từng cá nhân.

định nghĩa chỉ số KPI là gì

Theo thông lệ thường thì tuỳ thuộc vào mỗi chức danh khác nhau sẽ có riêng từng bản để mô tả về công việc hoặc nhiệm vụ cần làm hàng tháng. Các nhà lãnh đạo và quản lý lúc này sẽ áp dụng lần lượt các chỉ số này để nhằm mục đích đánh giá mức độ hoàn thành công việc, hiệu quả của cá nhân đó. 

Do vậy căn cứ theo mỗi một mục đích mà doanh nghiệp bạn đã chỉ ra chẳng hạn như: chủ yếu tập trung vào việc thu lợi nhuận hay chủ yếu tập trung vào việc quảng bá về thương hiệu của công ty… thì mỗi chỉ số KPI riêng biệt sẽ nhằm mục đích đánh giá công việc theo những mức độ đó. 

Thêm vào đó, dựa trên những kết quả đánh giá theo chỉ số KPI, doanh nghiệp ấy sẽ đưa ra những quyết định thưởng/phạt tuỳ thuộc đối với riêng từng cá nhân nhân viên làm việc, đồng thời đưa ra biện pháp, phương hướng giải quyết cải thiện hiệu suất làm việc nếu như kém hiệu quả. 

2. Cách xây dựng chỉ số KPI

Căn cứ vào việc mỗi cá nhân hoàn thành chỉ số KPI, mỗi nhà lãnh đạo của mỗi doanh nghiệp sẽ có các mức độ thưởng phạt khác nhau riêng biệt cho cụ thể mỗi cá nhân. 

Bởi đó, xây dựng chỉ số KPI rất quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp nói chung cũng như mỗi cá nhân nhân viên làm việc nói chung. Vậy chúng ta nên xây dựng chỉ số KPI như thế nào để hợp lý với hoàn cảnh công ty?

Nhờ vào chỉ số KPI mỗi chủ doanh nghiệp sẽ giám sát hoạt động của các phòng ban trong công ty cũng như của từng nhân viên. 

Từ các kết quả KPI, mỗi nhà lãnh đạo sẽ biết được hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp đang như thế nào, các nhân viên đã làm việc, thực hiện công việc ra sao, vv… và rồi nhằm đưa ra các biện pháp giúp giải quyết một cách hiệu quả các hạn chế còn tồn tại.

⇨  Vậy đâu là cách để chúng ta xây dựng chỉ số KPI để phù hợp với từng doanh nghiệp?

Câu trả lời ngắn gọn nhất chính là những nhà lãnh đạo cần phải đưa ra các chỉ số KPI hỗ trợ một cách tích cực giúp họ trong việc đưa ra những quyết định thích hợp và bao gồm các bước cụ thể sau: 

(1)   Xác định một cách chính xác các chủ thể xây dựng nên chỉ số KPI

(2)    Xác định chuẩn xác về mỗi chức năng cũng như nhiệm vụ của mỗi một bộ phận cụ thể

(3)    Xác định chỉ số KPI dựa trên các chức năng đó

(4)    Xác định một cách chặt chẽ, chuẩn xác khung điểm để cho kết quả

(5)   Đo lường xem đã hợp lý chưa –> Tổng kết lại –>  Điều chỉnh một lần nữa nếu sai sót

Chỉ số KPI

3. Phân loại các chỉ số KPI

Thông thường các chỉ số KPI được các nhà lãnh đạo dùng với mục đích nhằm để đo lường một cách tổng thể những thành quả lớn cuối cùng của mỗi một tổ chức. 

Chúng hầu hết được chú trọng, quan tâm từ vị trí của các nhà quản lý cấp cao và những người nằm trong hội đồng quản trị của công ty, đặc biệt là cả các nhà đầu tư. Ta có thể liệt kê ra các chỉ số KPI như:

- Mức độ về việc đạt được lợi nhuận từ khách hàng.

- Mức hài lòng về của doanh nghiệp, công ty của các nhân viên trong công ty.

- EBT (viết tắt của cụm từ tiếng Anh: Earning Before Tax) có nghĩa là lãi đạt được trước thuế.

- Lợi nhuận mà công ty đạt được.

Tuy nhiên, nhìn chung thì các loại chỉ số KPI có thể thuộc hai nhóm sau:

3.1. Chỉ số KPI gắn liền theo mục tiêu về chiến lược

Loại KPI này gắn liền theo mục tiêu chiến lược lâu dài của doanh nghiệp nên khá quan trọng do sự ảnh hưởng của nó là trực tiếp đến toàn bộ doanh nghiệp.

Các loại KPI gắn liền theo mục tiêu về chiến lược chẳng hạn như: Lợi nhuận, thị phần… do vậy nếu thực sự không hoàn thành tốt thì doanh nghiệp đó sẽ phải chịu thiệt hại, tổn thất khá nặng nề.

3.2. Chỉ số KPI gắn liền theo mục tiêu về chiến thuật

Chỉ số KPI này được tạo nên nhằm mục đích đánh giá tổng thể hầu hết các phương pháp đang được áp dụng để thực hiện nhằm hoàn thành kết quả chiến lược đã được đưa ra. 

Tuy nhiên, nếu như một doanh nghiệp hoàn thành các chỉ số về KPI về chiến thuật thì không đồng nghĩa là doanh nghiệp đó sẽ hoàn thành chỉ số KPI về chiến lược. 

Dù thế, chỉ số KPI về chiến lược đã chỉ ra sự năng suất cũng như khả năng phát triển của phương pháp đã được áp dụng về lâu về dài, nhằm mục đích hoàn thành chỉ số KPI của chiến lược cuối cùng.

Như vậy, chỉ số KPI đóng vai trò vô cùng quan trọng trong mỗi một tập thể doanh nghiệp, công ty hay với cả các nhân viên nhỏ trong mỗi phòng ban.

Mong bài viết trên sẽ phần nào giúp bạn gỡ bỏ thắc mắc về khái niệm KPI cũng như hiểu rõ chính xác cách phân loại các chỉ số KPI. Chúc bạn thành công với công việc mà bạn đã chọn!